Okres letni przynosi coraz większe upały, które znacząco potrafią utrudnić pracę oraz obniżyć jej komfort. Chociaż nie ma regulacji prawnych w zakresie tego, jaka powinna być maksymalna temperatura w pomieszczeniach do pracy, to jednak efektywność pracy skutecznie spada w zbyt wysokich temperaturach.
Dlatego przedsiębiorcy w trosce o odpowiednie warunki pracy latem często dokonują inwestycji w klimatyzatory. Na gruncie podatkowym powstaje niejednokrotnie pytanie, czy taki wydatek można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu oraz jak go ująć w ewidencji. Kluczowe przy kwalifikacji wydatku jako koszt uzyskania przychodu jest powiązanie i wskazanie związku między dokonywanym zakupem a zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.
Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT oraz art. 15 ustawy o CIT, za koszt uzyskania przychodu można uznać wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT. Jednocześnie podatnik za każdym razem powinien pamiętać, że poniesione koszty muszą cechować być racjonalne i gospodarczo uzasadnione z punktu widzenia prowadzonej działalności oraz, że obowiązek wykazania związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności każdorazowo spoczywa na przedsiębiorcy. Zakup klimatyzacji nie jest kosztem, który podlegałby wyłączeniu z kosztów na podstawie art. 23 ustawy o PIT lub art. 16 ustawy o CIT, zatem jej nabycie na potrzeby działalności gospodarczej może stanowić koszt dla przedsiębiorstwa.
Założenie klimatyzacji w domu lub w biurze
Sytuacja ulega utrudnieniu, gdy mamy do czynienia z działalnością gospodarczą, która jest prowadzona we własnym domu/mieszkaniu. W takiej sytuacji zakup oraz montaż klimatyzacji należy odpowiednio zabezpieczyć od strony księgowo – podatkowej, ponieważ organy podatkowe często podważają tego rodzaju nakłady, traktując je jako wydatki na cele prywatne.
Jeżeli wydatek na nabycie klimatyzacji będzie związany zarówno z działalnością gospodarczą podatnika jak i jego prywatnymi potrzebami, podatnik powinien dokonać odpowiedniego wyliczenia proporcji powierzchni, aby ustalić jaka część domu/mieszkania jest faktycznie wykorzystywana do działalności gospodarczej. Pozwoli to podatnikowi uwzględnić w kosztach podatkowych taką część wydatku, jaka wynika z ustalonej proporcji powierzchni.
Natomiast, gdy wydatek będzie poniesiony jedynie na cele działalności gospodarczej (np. klimatyzacja zostanie zamontowana jedynie w pomieszczeniu wykorzystywanym w całości jako biuro), nie jest wymagane dokonywanie wyliczenia proporcji powierzchni i koszt podatkowy można rozpoznać w całości.
Zamontowanie klimatyzacji w biurze wiążę się przy tym z tym, że należy rozróżnić sytuacje, czy będą to przenośne klimatyzatory, czy też stałe instalacje, które zamontowane zostaną trwale lub nietrwale w konstrukcji budynku.
Klimatyzacja – urządzenie przenośne czy element składowy budynku?
Klimatyzacja przenośna
W sytuacji gdy mamy do czynienia z zakupem klimatyzacji przenośnej sytuacja jest przejrzysta. Klimatyzator, którego wartość nie przekracza 10 000 zł, możemy potraktować jako samodzielny środek trwały i ująć go w kosztach uzyskania przychodu w całości za miesiąc, w którym oddaliśmy do użytkowania zgodnie z art. 22d ustawy o PIT lub art. 16d ustawy o CIT. Prawidłowym rozwiązaniem będzie również wprowadzenie klimatyzatora do ewidencji środków trwałych i amortyzowanie takiego środka trwałego.
Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z jednoosobową działalnością gospodarczą, czy działalnością w formie spółki, gdy wartość klimatyzatora przekracza 10 000 zł, należy wówczas wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i poddać odpowiedniej amortyzacji.
W tym przypadku możemy zastosować następujące standardowe metody amortyzacji:
- metodę liniową amortyzacji (zgodnie art. 22a ustawy o PIT lub art. 16h ustawy o CIT),
- metodę degresywną amortyzacji (zgodnie z art. 22k ust. 1 ustawy o PIT lub art. 16k ust. 1 ustawy o CIT).
Oprócz wyżej wspomnianych standardowych metod amortyzacji przewidziane są również inne metody, stosowane w specyficznych sytuacjach przewidzianych w przepisach:
- jednorazowa amortyzacja (zgodnie z art. 22k ust. 7 ustawy o PIT lub art. 16k ust. 7 ustawy o CIT),
- amortyzacja sezonowa (zgodnie z art. 22h ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT lub art. 16h ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT),
- amortyzacja ustalana wg stawek indywidualnych (zgodnie z art. 22j ustawy o PIT lub art. 16j ustawy o CIT).
Klimatyzacja jako element stały budynku
W kwestii trwałego powiązania z budynkiem instalacji wypowiedział się w treści interpretacji z 1 sierpnia 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.403.2018.1.DJD). Dyrektor KIS podkreślił, że jeżeli klimatyzacja nie będzie stanowić części składowej budynku wraz z przyległym budynkiem biurowo-socjalnym, tj. nie będzie wbudowana w konstrukcję tych budynków na stałe, a jednocześnie będzie kompletna i zdatna do użytku w dniu przyjęcia do używania na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, to instalacja ta będzie stanowić odrębny środek trwały podlegający amortyzacji według stawki przewidzianej dla tego rodzaju obiektów, określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zdaniem organów podatkowych musi zatem istnieć powiązanie z budynkiem na stałe, czyli takie, które uniemożliwia jej odłączenie bez uszczerbku dla struktury budynku oraz samego urządzenia. Powyższe ma znaczenie dla rozważań związanych z amortyzacją klimatyzacji jako środka trwałego.
Gdy mamy do czynienia z klimatyzacją, która jest wbudowana w ściany budynku, który należy do własnego przedsiębiorstwa, jej zakup należałoby co do zasady potraktować to jako ulepszenie budynku w myśl art. 22g ust. 17 ustawy o PIT lub art. 16g ust. 13 ustawy o CIT, jeśli poniesione nakłady są większe niż 10 000 zł.
Natomiast zgodnie z art. 22d ustawy o PIT lub art. 16d ustawy o CIT zakup klimatyzacji o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł daje możliwość ujęcia w kosztach przez przedsiębiorcę jednorazowo takiej inwestycji, jednocześnie pomijając czynność powiększenia wartości początkowej nieruchomości. Jeśli koszt klimatyzacji nie przekracza 10 000 zł, możliwym postępowaniem jest również wprowadzenie jej do ewidencji środków trwałych i amortyzowanie takiego środka trwałego.
Natomiast, gdy montaż klimatyzatorów zachodzi w wynajmowanych nieruchomościach, rozwiązania dla podatnika mogą być następujące:
- klimatyzatory zamontowane na stałe w konstrukcję budynku stanowią inwestycje w obcym środku trwałym, jeśli koszt klimatyzacji przekracza 10 000 zł;
- klimatyzator oraz jego części niestanowiące części składowej budynku należałoby zaklasyfikować jako odrębny środek trwały na zasadach analogicznych jak w odniesieniu do klimatyzatorów przenośnych.
Kwestia amortyzacji nieruchomości mieszkalnych a ulga termomodernizacyjna
Kolejną istotną kwestią przy dokonywaniu odpisów amortyzacyjnych, na którą należy zwrócić uwagę, jest likwidacja amortyzacji od nieruchomości mieszkalnych, która została wprowadzona wraz z Polskim Ładem. Aktualnie poniesienie kosztów wyższych niż 10 000 zł na klimatyzację trwale połączoną z nieruchomością mieszkalną powoduje, że podatnik nie jest w stanie dokonać odpisów amortyzacyjnych.
Pewnym rozwiązaniem dla podatników na gruncie PIT przy montażu klimatyzacji w budynkach stanowiących ich własność lub współwłasność pozostaje skorzystanie z ulgi termomodernizacyjnej, jeżeli instalacja ma na celu nie tylko chłodzenie, lecz także ogrzewanie. Powyższe znajduje przykładowo potwierdzenie w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 22 czerwca 2021 roku (nr 0113-KDIPT2 2.4011.77.2021.3.KK). Należy przy tym pamiętać, że kwota odliczenia w ramach tej ulgi nie może przekroczyć 53 000 zł w odniesieniu do wszystkich realizowanych przedsięwzięć termomodernizacyjnych w poszczególnych budynkach, których podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem.
Inwestycja w klimatyzację wymaga analizy
W temacie inwestycji w systemy klimatyzacji występuje wiele możliwości rozliczeń. Podatnik powinien za każdym razem dokonać indywidualnej analizy takiego zagadnienia w celu prawidłowego określenia skutków podatkowych takich inwestycji oraz określić, jaka metoda amortyzacji będzie dla niego najbardziej opłacalna.