Ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej kadry zarządczej i księgowej stają się standardem w nowoczesnym biznesie, jednak ich podatkowe konsekwencje budzą wciąż znaczne wątpliwości. Czy składki na takie polisy można traktować jako uzasadniony koszt prowadzenia działalności gospodarczej?
Sprawa dotyczyła spółki, której główną działalnością są usługi związane z produkcją papieru i tektury. Spółka zawarła dwie umowy ubezpieczenia, przedmiotem ich ubezpieczenia są straty jakie może ponieść wskutek uchybień działania jej kadry księgowej oraz organów zarządczych. Umowy dotyczą konkretnych stanowisk, a nie indywidualnych osób, które zajmują te stanowiska w momencie zawarcia umowy ubezpieczenia. Spółka przedstawiając kluczowe zapisy umów wskazała, że dotyczyć one będą obecnych i przyszłych członków zarządu, dyrektor finansowy, główny księgowy i jego zastępca, menager HR i administracji oraz koordynator ds. płac i administracji personalnej. Ochroną ubezpieczeniową mieli zostać objęte również osoby fizyczne pełniące funkcję promotorami, wspomagającymi i korzystającymi.
Spółka zwróciła się z wnioskiem o wydanie interpretacji w zakresie tego czy ponoszone przez nią koszty na rzecz składek ubezpieczeniowych w zakresie przedstawionej odpowiedzialności cywilnej będą dla niej stanowić koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust 1 ustawy o CIT. Stanęła przy tym na stanowisku, że przedstawione koszty powinny móc zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Zdaniem spółki objęcie swoich księgowych oraz członków zarządu polisami OC chroni przede wszystkim spółkę, ponieważ chroni ją przed stratami jakie mogą ponieść w związku z niewykonywaniem lub nienależytym wykonywaniem obowiązków lub przez księgowych lub strat poniesionych w związku z nieprawidłowym zachowaniem członka władz skarżących.
Z takim stanowiskiem nie zgodził się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazując, że zgodnie z brzmieniem art. 15 ust 1 oraz art. 16 ust 1 pkt 59 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów będą mogły zostać zaliczone składki ubezpieczeniowe opłacane przez spółkę, które zostały wymienione w załączniku do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej. Wśród wymienionych ubezpieczeń nie znalazło się jednak ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej, dlatego też zdaniem organu składki na to ubezpieczenie nie będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Organ stanął również na stanowisku, że osoba fizyczna przyjmując funkcję członka zarządu lub zasiadając w radzie nadzorczej spółki za wynagrodzenie przejmuje na siebie odpowiedzialność za pełnienie tej funkcji. Co za tym idzie ponoszone składki ubezpieczeniowe na rzecz tych osób nie będą mogły zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ są ponoszone w interesie osób piastujących te stanowiska a nie w interesie samej spółki.
Rację organowi przyznał WSA w Poznaniu w wyroku z 12 sierpnia 2022 r. (sygn. I SA/Po 85/22) uznając, że wskazane wydatki nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Wskazał przy tym, że zgodnie z art. 15 ust 1, aby wydatek był zaliczony do KUP musi on spełnić wskazane w przepisie przesłanki, a więc być poniesione przez podatnika w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania lub zabezpieczenia a także mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zdaniem sądu wydatki na składki ubezpieczeniowe wskazane przez spółkę nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, ponieważ nie są one związane z prowadzoną działalnością spółki. Zostały one poniesione w celu zabezpieczenia interesów osób zajmujących te stanowiska a nie samej spółki.
Stanowisko to poparł Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 23 lipca 2025 r. (sygn. II FSK 1402/22) zwrócił przy tym uwagę, że ubezpieczeniem nie jest objęta spółka tylko osoby fizyczne pracujące na opisanych przez nią stanowiskach. Co za tym idzie wydatki na te ubezpieczenia ponoszone są w ich interesie. Zdaniem NSA spółka może jedynie solidarnie odpowiadać za ich działania jako pracodawca, jednak nie przesądza to o tym, że ubezpieczenie miałoby dotyczyć spółki lub że miałaby ona przejmować odpowiedzialność cywilną jej pracowników.